SISTEM ANALISIS ADMINISTRASI

“ORGANISASI SEBAGAI SISTEM”

Disusun Oleh :

1.      Basariyatul Khusnah               12402241014

2.      Irma Rohmi Wahyunita          12402241024

3.      Azalia Harumi                         12402241029

4.      Reny Vita Fatika                     12402241031

5.      Nur Arifah Margiyanti            12402241037

6.      Istri Agustini                           12402241047

KELAS A

PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA

TAHUN 2014

KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah mencurahkan rahmat dan hidayahnya sehingga kami dapat menyelesaikan tugas Sistem Analisis Administrasi (SAA) dengan baik. Tugas ini dirancang untuk membantu siswa dalam mempelajari mata kuliah SAA dengan tema “Organisasi Sebagai Sistem”, dimana tugas ini kami sajikan dalam bentuk laporan atau ringkasan yang memuat berbagai materi tentang tema tersebut.

Dalam kesempatan ini perkenankanlah kami mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah memberikan dukungan, bantuan, dan saran sehingga kami dapat menyelesaikan tugas makalah ini. Ucapan terima kasih kami tujukan kepada:

1.    Tuhan Yang Maha Esa

2.    Bapak Prof. Dr. Muhyadi selaku dosen pengampu mata kuliah Sistem Analisis Administrasi(SAA) yang telah memberikan bimbingan.

3.    Teman-teman seperjuangan dan semua pihak yang telah membantu kami dalam pelaksanaan serta penyusunan makalah ini.

Kami menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari sempurna hal ini karena keterbatasan waktu dan kesibukan kami sebagai mahasiswa. Oleh karena itu, kami senantiasa mengharapkan saran dan kritik yang membangun bagi kesempurnaan laporan ini. Kami berharap semoga makalah ini dapat memberikan manfaat dan menambah pengetahuan bagi para pembaca pada umumnya dan penulis pada khususnya.

Yogyakarta, 08Oktober 2014

                                                                                                   Penulis

 

DAFTAR ISI

COVER  .................................................................................................................       i

KATA PENGANTAR  ..........................................................................................      ii

DAFTAR ISI ..........................................................................................................     iii

BAB I PENDAHULUAN

A.  Latar Belakang ..............................................................................................      1

B.  Rumusan Masalah..........................................................................................      1

C.  Tujuan ............................................................................................................      1

BAB II ISI

A.  Organisasi ......................................................................................................      2

B.  Tingkatan Organisasi .....................................................................................      3

C.  Implikasi Teori Sistem bagi Organisasi .........................................................      4

D.  Sebuah Gambaran Diagramatik tentang Sebuah Sistem ...............................      4

E.   Keterangan tentang Macam-macam Istilah Sistem .......................................      5

F.   Sibernetika (Cybernetics) dan Pemikiran Sistemik .......................................      9

G.  Ciri-ciri Teori Modern dalam Bidang Organisasi dan Manajemen ................    11      

BAB III PENUTUP

A.  Kesimpulan ....................................................................................................       15

B.  Referensi .......................................................................................................       15

 

BAB I

PENDAHULUAN

A.      Latar Belakang

Setiap kegiatan administrasi pasti diperlukan organisasi untuk mengkoordinasi kegiatannya agar mencapai tujuan. Di kegiatan organisasi tersebut memiliki serangkaian sistem yang tidak dapat dipisah-pisah dalam pencapaian tujuan.

Organisasi sendiri memiliki 2 pengertian yaitu pengertian luas dan pengertian sempit. Secara sempit  yaitu organisasi sebagai wadah kegiatan beradministrasi. Sedangkan dalam arti luas organisasi diartikan sebagai suatu kegiatan yang dilaksanakan oleh sekelompok orang dengan bekerja sama untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.

Dalam mencapai tujuan itu organisasi memiliki berbagai sistem. Sistem tersebut harus sistematis dan satu sama lain saling berhubungan agar berjalan dengan baik. Sehingga dalam makalah ini dibahas organisasi sebagai sistem. Dimana organisasi dapat mencapai tujuan jika terdapat sistem yang sistematis dan berjalan dengan baik.

B.       Rumusan Masalah

1.      Apa yang dimaksud dengan organisasi?

2.      Bagaimana tingkatan organisasi itu?

3.      Bagaimana implikasi sistem bagi organisasi?

4.      Bagaimana gambaran diagramatik dalam sebuah sistem?

5.      Apa keterangan tentang macam-macam istilah sistem?

6.      Apa sinetika dan pemikiran sistemik itu?

7.      Apa ciri-ciri teori modern dalam bidang organisasi dan manajemen?

C.      Tujuan

1.      Mengetahui apa yang dimaksud dengan organisasi.

2.      Mengetahui tingkat organisasi.

3.      Mengetahui implikasi sistem bagi organisasi.

4.      Mengetahui gambaran diagramatik dalam sebuah sistem.

5.      Mengetahui keterangan tentang macam-macam istilah sistem.

6.      Mengetahui sinetika dan pemikiran sistemik.

7.      Mengetahui ciri-ciri teori modern dalam bidang organisasi dan manajemen.

 

BAB II

ISI

A.      Organisasi

Ada beberapa definisi tentang organisasi, antara lain:

1.         “...Organisasi dicirikan oleh perilaku yang diarahkan ke arah pencapaian tujuan. Organisasi mencapai tujuan dan sasaran secara lebih efisien dan efektif melalui kegiatan terpadu sejumlah individu dan kelompok.” (Gibson, Ivancevich, donnell Jr., 1985)

2.         “...Organisasi... merupakan sebuah kesatuan sosial yang dikoordinasi secara sadar yang terdiri dari dua orang atau lebih yang berfungsi pada sebuah landasan yang relatif kontinou guna mencapai tujuan bersama atau kelompok tujuan.” (Robbins, 1991)

3.         “... Istilah organisasi mempunyai dua macam arti umum. Pertama, berkaitan dengan sebuah lembaga atau kelompok fungsional, misalnya kita menghubungkannya dengan sebuah bisnis, rumah sakit, badan pemerintah, sebagai sebuah organisasi. Kedua, ia berhubungan dengan proses pengorganisasian (organizing), yakni cara pekerjaan diatur dan dialokasi antara anggota-anggota organisasi yang bersangkutan sehingga tujuan organisasi tersebut dapat dicapai secara efisien.” (Stones, Wankel, 1978).

Definisi yang berlandaskan lima macam fakta disajikan oleh Herbert G. Hick dalam bukunya The Management of Organizations: A Systems and Human Resources Approach,  yaitu:

1.         Sebuah organisasi senantiasa mencakupp orang-orang.

2.         Orang-orang tersebut terlibat satu sama lain dengan satu atau lain cara maksudnya mereka berinteraksi.

3.         Interaksi demikian senantiasa dapat diatur ata diterangkan berdasarkan struktur tertentu.

4.         Masing-masing orang di dalam organisasi tersebut memiliki sasaran pribadi yang beberapa di antaranya merupakan alasan bagi kegiatan bertindak mereka. Mereka berekspektasi bahwa keikutsertaan di dalam organisasi yang bersangkutan akan membantu mereka mencapai sasaran mereka.

5.         Interaksi tersebut juga dapat membantu mencapai sasaran bersama yang sebanding yang mungkin berbeda, tetapi tetap berhubungan dengna sasaran pribadi mereka. (Hicks, 1972)

Dapat disimpulkan bahwa organisasi adalah suatu entitas yang terdiri dari sejumlah individu yang membentuk kelompok yang merupakan suatu keseluruhan yang saling mempengaruhi guna melaksanakan pencapaian sasaran pribadi mereka, sasran kelompok, dan sasaran entitas yang kita namakan organisasi.”(Winardi: 2005)

B.       Tingkatan Organisasi

Menurut Herbrrt G. Hicks dan Ray Gullett, ada sejumlah tingkatan organisasi, yaitu:

No	Tingkat Sistem	Deskripsi atau Ciri-ciri	Contoh
1	Interaksi elemental	Fundamental	Pemikiran reaksi-reaksi kimia
2	Stuktur statis	Model normatif atau deskriptif tentang hal-hal tertentu kejadian dan konsep	Peta jalan Peta kerja standar
3	Dinamis sederhana	Gerakan yang dipredeterminasi, atau yang diperlukan	Jam Prosedur kerja standar
4	Sibernetika	Memiliki kemampuan untuk memodifikasi diri sendiri, atau mencari atau mempertahankan kondisi tertentu	Sistem pemanasan dengan kontrol termostatik Manajemen yang menggunakan sistem pengawasan biaya standar
5	Terbuka sederhana	Alat yang dapat mempertahankan diri sendiri sederhana, dengan kemampuan untuk mereproduksi dan kemampuan menerima input, mentransformasi input tersebut, dan memproduksi output.	Babteri Sel-sel tubuh
6	Sosietal-genetik	Pembagian dan spesialisasi kerja antara sel-sel; masing-masing bagian atau agregasi sel saling tergantung satu sama lain	Tanaman-tanaman botanikal
7	Hewan	Memiliki refleksivitas sendiri, referensi waktu, adaptabilitas, pengendalian lingkungan hingga tingkat terterntu, pembuatan perealatan, bahasa dan warisan kultural	Kucing Anjing Kuda Sapi
8	Manusia	Inteligensi, kemampuan untuk merefleksi diri, referensi waktu, adaptabilitas, pengendialian lingkungan hingga tingkat tertentu, kemampuan untuk memguat alat-alat, bahasa, dan warisan kultural	Manusia
9	Organisasi manusia	Organisasi yang terdiri dari dua orang atau lebih	Korporasi Klub sosial Tim-tim atletik
10	Transendental	Upaya untuk mencapai pengetahuan akhir yang mungkin bersifat ilusif, kebenaran-kebenaran dan estetika	Kelompok religius

Gambar 1. Menunjukkan adanya sejumlah tingkatan organisasi

C.      Implikasi Teori Sistem Bagi Organisasi

Asas teori sistem (GST) secara simplisit dapat kita hubungkan dengan organisasi. Dalam proses mengonseptual tujuan, struktur tugas, mekanisme pengaturan, lingkungan, interdependensi komponen, batas-batas, input dan transformasi input menjadi output, semuanya akan mendapatkan arti yang lebih bermakna.

Ada sejumlah manfaat potensi bagi para manajer organisasi apabila mereka menerapkan pemikiran sistem. Adapun manfaatnya sebagai berikut.

1.      Pemikirn sistem membebaskan sang menejer daei kewajiban memandang tugasnya dari sudut pandang fungsional sempit, dan memaksanya mengidentifikasi subsistem-subsistem lain yang merupakan input atau output bagi sistemnya.

2.      Pemikiran sistem memungkinkan sang manajer memeandang tujannya sebagai hal yang berkaitan dengan kelompok tujuan yang lebih besar dari organisasi.

3.      Pemikiran sistem memungkinkan organisasi yang bersangkutan untuk menstruktur subsistem dengan cara yang konsisten dengan tujuan-tujuan subsistem.

4.      Pandangan sistem denga model pencapaian tujuannya, memungkinkan orang melakukan evaluasi tentang efektivitas keorganisasian dan subsistem yang ada. Pengukuran pada model ini diakukan berdasarkan sasaran-sasaran spesifik yang digariskan.

D.      Sebuah Gambaran Diagramatik Tentang Sebuah Sistem

Gambar (dilampirkan di lampiran 1) disajikan oleh Schoderbek et.al., dalam buku yang berjudul Management Systems. (Schoderbek, Kefalas, Schoderbek, 1975). Hal-hal yang harus diperhatikan pada gambar diagramatik tersebut, adalah:

1.         Input ke dalam sebuah sistem merupakan output sistem lain dan bahwa output sistem tersebut menjadi input bagi sistem lain.

2.         Garis yang membatasi sistem yang bersangkutan dengan lingkungannya (maksudnya batas sistem yang bersangkutan) digambarkan dengan garis terputus-putus. Ada dua macam alasan berikut ini mengapa hal tersebut dilakukan :

a.       Garis demikian menunjukkan bahwa terjadi pertukaran energi dan atau informasi secara kontinu antara sistem terbuka yang bersangkutan dengan lingkungannya. Jenis batas demikian melaksanakan tugas sama seperti halnya membran sel, ia menghubungkan bagian eksterior dengan bagian interior;

b.      Garis terputus-putus menunjukkan bahwa posisi aktual batas-batas sistem yang bersangkutan kurang lebih bersifat arbitrer, dideterminasi oleh sang desainer sistem, peneliti sistem atau pengamat struktus sistem tersebut. Secara tentatif, diterapkannya sebuah batas, kemudian dipelajarinya apa yang terjadi di dalam sistem yang bersangkutan, dan berdasarkannya menyesuaikan kembali batas-batas yang ada

3.         Dalam gambaran diagramatikal sesuatu sistem, komponen kontrol yang biasanya diposisikan di atas output atau kotak proses dalam diagram-diagram konvensional ditiadakan. Justru fungsi kontrol telah diinkorporasi pada komponen feedback karena alasan-alasan yang kelak menjadi lebih jelas bagi kita apabila kita lebih memperdalam pengetahuan kita tentang “ilmu tentang kontrol dan komunikasi (maksudnya sibernetika).

Pada akhirnya perlu diingatkan bahwa garis-garis yang menghubungkan paramater-parameter, baik sistem yang bersangkutan satu sama lain maupun sistem tersebut dengan lingkungannya, menunjukkan hubungan sistem (system relationships).

E.       Keterangan Tentang Macam-Macam Istilah Sistem

1.      Sistem

Istilah sistem telah dipinjam oleh para ilmuwan sosial dari ilmu-ilmu eksaktra, terutama dari bidang fisika yang mempersoalkan zat, energi, gerakan, dan kekuatan. Semua konsep tersebut dapat diukur secara eksak, dan mereka mengikuti hukum hukum tertentu. Devinisi berikut tentang sebuah sistem berupa definisi verbal, dan operasional, dan walaupun tidak bersifat matematis, tetap tepat dan inklusif seperti definis sang ilmuwan eksakta. Definisi tersebut adalah

“...Sebuah sistem didefinisikan sebagai (1) sebuah himpunan (aset) ,(2) objek-objek, (3) bersama-sama dengan hubunga-hubungan, (4) antara objek-objek tersebut dan antara sifat-sifat mereka, (5) yang berkaitan satu sama lain dan dengan lingkungan mereka, (6) hingga terbentuk suatu keseluruhan.”

Definisi yang dikemukakan bersifat dualistik, yaitu :

a.       Ia cukup ekstensif sehingga memungkinkan adanya penerapan secara luas

b.      Pada saat yang bersamaan, ia cukup intensif sehingga dapat mencaku

c.       p semua elemen yang diperlukan untuk pendektesian dan pengidentifikasian sesuatu sistem.

2.      Pengertian Himpunan (Set)

Set adalah suatu kumpulan atau himpunan elemen atau objek yang dirumuskan dengan baik dalam kerangka tertentu uraian. Hal tersebut berarti bahwa dimungkinkan tanpa ragu-ragu untuk menyatakan apakah objek atau simbol tertentu tergolong pada kumpulan yang sedang dipersoalkan.

3.      Objek

Objek adalah elemen suatu sistem. Dipandang dari sudut pandang statis, objek suatu sitem adalah bagian-bagian yang membentuk sistem yang bersangkutan. Akan tetapi, dipandang dari sudut pandang fungsioal, objek suatu sistem adalah fungsi dasar yang dilaksanakan oleh bagian-bagian sistem yang bersangkutan.

4.      Input (Masukan)

Input yang masuk kedalam suatu sistem dapat berupa benda-benda (zat) energi, manusia, atau hanya sekedar informasi. Input merupakan kekuatan yang bersifat awal yang memenuhi kebutuhan-kebutuhan sistem yang bersangkutan. Input dapat berkisar sekitar bahan mentah yang digunakan didalam proses produksi, sampai tugas khusus yang dilaksanakan orang. Input diklasifikasi menjadi tiga yaitu :

a.       Input Seri (Serial Inputs)

Sebuah input seri merupakan hasil dari sistem sebelumnya dengan sistem fokal yang bersangkutan (sistem yang sedang dipersoalkan ) langsung berhubungan. Input seri (serial or in-line inputs) kadang –kadang disebut direct coupling or hooked-in inputs. Sebuah organisasi produksi dapat dikonseptualisasikan sebagai sebuah sistem transformasi yang mengonversi tiga macam faktor produksi dasar (manusia, bahan-bahan, dan uang) hingga menjadi produk-produk yang dapat dipasarkan.

 

b.      Input Potensial (Probable Inputs)

Bentuk input kedua dikenal sebagai input potensial (probable inputs). Probable inputs merupakan input potensial bagi sesuatu sistem. Sistem fokal harus mendeterminisi diantara output sistem alternatif atau subsistam yang ada, yang mana yang mempunyai kemungkinan untuk dipilih sebagai input bagi sistem fokal yang bersangkutan.

c.       Input Umpan Balik (Feedback Inputs)

Input jenis ketiga merupakan suatu reintroduksi sebagian output sesuatu sistem, sebagai input bagi sistem yang sama. Jenis input ini memiliki nama yang sangat deskriptif, yaitu umpan balik (feedback).

5.      Proses

Proses adalah kegiatan yang mentransformasi input menjadi output. Kombinasi input yang berbeda-beda, atau dalam urutan yang berbeda-beda dapat menyebabkan timbulnya keadaan output yang berbeda-beda. Sebuah proses dapat berupa sebuah perakitan yang bermacam inputnya, ditransformasikan menjadi satu macam output atau dapat berupa kegiatan.

6.      Output (Keluaraan)

Output merupakan hasil operasi proses, atau tujuan agar sitem tersebut bereksistensi. Ada tiga macam kategori ouput suatu sistem yaitu :

a.       Kategori pertama meliputi output yang dikonsumsi secara langsung oleh sistem lain

b.      Kategoti kedua output adalah bagian dari output yang dikonsumsi oleh sistem yang sama, pada siklus produksi berikutnya

c.       Kategori ketiga output, terdiri dari bagian dari output total yang dikonsumsi bukan oleh sistem-sistem lain, maupun oleh sistem yang bersangkutan, tetapi dibuang sebagai bahan buatan (waste) yang memasuki sistem ekologi sebagai sebuah input.

7.      Hubungan

Hubungan merupakan ikatan yang mengaitkan objek-objek yang ada. Ada tiga macam kategori hubungan yaitu :

a.         Hubungan Simbiotik

Sebuah hubungan simbiotik adalah hubungan penjelasan sistem-sitem yang terkoneksi, tidak dapat melanjutkan upaya berfungsi secara tersendiri. Pada kasus-kasus tertentu, hubungan simbiotik bersifat unipolar, yaitu menuju kearah tertentu, dalam situasi lain hubungan yang terjadi bersifat bipolar.

b.      Hubungan Sinergistik

Sinergi berarti “Kegiatan yang terkombinasi (combined action). Akan tetapi dalam pengertian sistem, istilah tersebut memiliki arti yang lebih daripada hanya sekedar upaya kooperatif. Hubunga sinergistik, adalah hubungan kegiatan kooperatif subsistem-subsistem semi independen yang bersama-sama menghasilkan output  total yang lebih besar dibandingkan dengan jumlah output, mereka masing-masing disatukan secara independen.

c.       Hubungan yang Berlebihan (Redundant Relationships)

Hubungan yang berlebihan (redudant relationships) adalah hubungan yang menduplikasi hubungan lain, alasannya adalah rehabilitas. Hubungan yang berlebihan memperbesar kemungkinan bahwa sistem tertentu akan beroperasi sesuai dengan rencana desainnya.

8.      Konsep Kotak Hitam (The Black Box Concept)

Istilah kotak hitam digunakan orang untuk menanyatakan bahwa isi dari kesatuan transformasi tidak diketahui, maksudnya ia dianggap sebagai sebuah kotak hitam. Hal tersebut merupakan sebuah alat yang berguna untuk melaksanakan apa yang dinamakan analisis hasil akhir (output) sesuatu sistem yang mempersoalkan pertanyaan umum, yaitu apa yang dapat kita ekspeksi sebagai hasil (output) apabila tindakan –tindakan tertentu dilaksanakan (input) dalam upaya menjalankan sesuatu tugas.

9.      persoalan lingkungan

Setiap sistem memiliki sesuatu yang bersifat internal dan eksternal. Yang bersifat eksternal bagi sistem tertentu dapat berhubungan dengan lingkungannya, dan bukan dengan sistem tersendiri.

10.  operasi dan lingkungan

Operasi bisnis dan organisasi lainyna memerlukan sumberdaya manajeriyal dan sumber daya lainnya untuk melaksanakan kegiatan yang diperlukan untuk menjalankan bisnis atau organisasi yang bersangkutan. Model berikut dari Herbet G. Hick/C. Ray Gullet, Modern Business Management 1984 menggambarkan sumber daya, aktivitas dan output sesuatu organisasi bisnis :  Sumber daya Kegiatan Hasil.

Organisasi dan lingkungan bersifat independen. Organisasi tergantung pada lingkungannya untuk mencapai sumber daya dan peluang yang diperlukan untuk eksistensinya. Disamping itu, lingkungan medeterminasi batas-batas aktivitas suatu organisasi didalamnya.

Faktor-faktor lingkungan dapat mempengaruhi suatu organisasi dengan dua macam cara :

a.       lingkungan dapat menetapkan kendala-kendala (limit)

b.      Lingkungan menyediakan peluang dan tantangan

Faktor lingkungan juga menyediakan peluang dan tantangan. Lingkungan, misalnya menyediakan pasar untuk produk baru, yang mungkin saja sangat berhasil penjualnya. Setiap organisasi dapat bereaksi terhadap lingkungannya dengan dua macam cara yaitu :

a.         Ia dapat menyesuaikan diri dengan lingkungannya

b.        Bila ada kemungkinan, ia dapat mengubah (mempengaruhi) lingkungannya

Setiap organisasi yang sehat, mengenal sasaran-sasaran dan juga mengetahui faktor lingkungan apa saja yang mempengaruhi dalam upayanya mencapai sasaran tersebut, menghadapinya secara realistis. Tujuannya berupa antar hubungan sehat antara organisasi dan lingkungan dalam rangka mencapai keuntungan bersama.

F.       Sibernetika (Cybernetics) dan Pemikiran Sistem

1.      Pengantar

Sejarah teori tentang organisasi dan manajemen ada tiga macam aliran teori yakni aliran teori klasik, aliran teori neo-klasik dan aliran teori modern. Sementara itu, ada tiga macam aliran pemikiran klasik, yakni birokrasi, teori administrasif, dan manajemen ilmiah. Pandangan klasik tentang organisasi dan manusia memusatkan perhatian pada struktur, keteraturan, organisasi formal, ekonomi, dan rasionalitas objektif. Teori klasik menekankan pada “manusia ekonomi” dan motivasinya.

Aliran neo-klasik juga juga dinamakan sebagai gerakan hubungan antar manusia. Pandangan teori neo-klasik menitikberatkan pada faktor-faktor sosial dalam bidang pekerjaan (organisasi formal) dan persoalan emosi. Asumsi dasar teori neo-klasik adalah perlu ditekankannya aspek-aspek psikologi dan sosial pekerja sebagai seorang individu dan kelompok kerjannya. Definisi organisasi menurut teori neo-klasik yaitu “sebuah organisasi merupakan sekelompok orang yang memiliki sasaran bersama.” (Hicks, Gullett,1981).

Pada 1910-1920 studi tentang faktor-faktor keorganisasian manusia dimulai yang mempersoalkan masalah keletihan, monotoni, dan perasaan bosan yang dialami oleh para pekerja di tempat kerja. Hugo Munsterberg mulai mengembangkan psikologi industrial. Ia mengembangkan tes-tes yang berupaya untuk menyesuaikan ciri-ciri fisik dan mental individual dengan tuntutan pekerjaan. Perkembangan teori neo-klasik, selanjutnya tahun 1924-1932 Hawthorne melakukan eksperimen dengan sasaran tiga elemen yaitu perasaan dan penyesuaian individu, penerimaan sosialnya kedalam kelompok kerja, dan partisipasinya dalam pengambilan keputusan.

2.      Perkembangan Teori Modern tentang Organisasi (Analisis Sistem tentang Organisasi)

Teori modern memerhatikan semua elemen yaitu seluruh organisasi maupun bagian-bagian komponennya. Sebuah definisi teori modern tentang sebuah organisasi diberikan olehHerbert G. Hicks yang menyatakan bahwa “Sebuah organisasi merupakan sebuah proses terstruktur, dimana para individu-individu berinteraksi dalam upaya mereka mencapai sasaran”.

Teori-teori modern tentang organisasi dan manajemen telah dikembangkan terutama sejak tahun 1950, sejumlah tokoh yang menyumbangkan pemikiran tentang organisasi dan manajemen, yaitu:

a.       Alfred Korzybski, menitikberatkan sifat realitas yang dinamis yang berupa proses. Pendekatanya dinamakan General Semantics, membahas mengenai tindakan mengabstraksi, menginferensi, infleksibilitas bahasa, lingkungan komunikasi, sifat kata-kata dan pentingnya persepsi.

b.      Mary Parker Follett, meneliti psikologi hubungan dalam organisasi bisnis yang mengintegrasi kepentingan individu dan organisasi. Ditekankan olehnya pandangan bahw asetiap ornag bernilai sebagai seorang individu, sebagai bagian dari suatu kelompok, dan sebagai bagian dari masyarakat.

c.       Chester I. Barnard, pada tahun 1938 menerbitkan buku berjudul “The Functions of The Executive”. Menurut pendapatnya, sebuah organisasi sebagai sebuah sistem sosial dinamis, dengan interaksi-interaksi kooperatif guna memenuhi kebutuhan individual.

d.      Norbert Wiener, menerbitkan karya berjudul “Republic”. Norbert Wiener merumuskan sibernetika, berasal dari bahasa Yunani kuno “Kybernetike” yang berarti seni mengemudi “The Art of Steersmanship” yang berarti mengemudikan sebuah kapal (harafiah) atau mengemudi kapal negara (metaforistik) maksudnya seni melaksanakan pemerintah. Wiener memberikan gambaran jelas tentang organisasi sebagai sebuah sistem, terdiri dari input, proses, output,  feedback, dan lingkungan. Menurut Wiener, sebuah sistem adaptif (termasuk sebuah organisasi) tergantung pada pengukuran dan koreksi melalui feeedback dan informasi.

Gambag model konsep organisasi sebagai sebuah sistem adaptif menurut Wiener, dapat dilihat di lampiran 2.

Operations Researchersdiawali dalam suatu konteks militer di Inggris lalu ke Amerika Serikat pada tahun 1940. Operations Researchersmenggunakan pendekatan multidisipliner yaitu pendekatan sistem yang memusatkan perhatian pada obtimasi menyeluruh dari seluruh sistem bukan bagian-bagian. Ludwig bVon Bertalanffy (ahli biologi) mengembang teori sistem umum sebagai landasan falsafah teori modern. Teorinya menyatakan bahwa “sebuah sistem dipandang sebagai suatu kelompok yang terdiri dari bagian-bagian yang berintegrasi. Hal ini juga mencirikan sebuah organisasi dalam arti pandangan modern”. Maka organisasi merupakan sebuah sistem.

G.    Ciri-ciri Teori Modern Dalam Bidang Organisasi dan Manajemen

1.      Pandangan sistem

Teori modern memandang sebuah organisasi sebagai sebuah sistem yang terdiri dari lima bagian dasar:

a.       Masukan (input)

b.      Proses (process)

c.       Keluaran (output)

d.      Umpan balik (feedback)

e.       Lingkungan environment)

Teori sistem umum mencakup segala macam jenis sistem baik yang bersifat biologis, fisik dan behavioral. Ide-ide tentang kintrol, struktur, tujuan, proses operasi sistem dari teori sistem umum, sibernetika dan bidang-bidang yang berkaitan dengannya penting dalam bidang teori modern.

2.      Dinamis

Titik berat pada teori modern adalah pada proses interaksi dinamis, yang terjadi di alam struktur suatu organisasi. Hal tersebut berbeda sekali dengan pandangan kllasik, yang lebih menekan struktur statis. Perlu diingat, bahwa teori dinamis modern, tidak menggantikan struktur ia hanya sekedar menambahkan penekanan atas proses interaksi yang terjadi di dalam struktur.

3.      Multilevel dan multidimensional

Teori modern mempertimbangkan setiap tingkatan sesuatu organisasi. Ia dapat dikatakan sebagai sebuah pendekatan mikro maupun pendekatan makro. Sesungguhnya sesuatu organisasi yang sedang kita pelajari katakanlah sebuah perusahaan, perlu dipandang dari sudut mikro maupun makro. Ia bersifat makro didalam kerangka kerja industrial sesuatu negara, sedangkan ia bersifat makro sehubungan dengan unit-unit internalnya. Seorang teoretikus modern segera dapat meloncat dari tingkat analisis yang satu ke tingkat analisis lain. Ia menyadari pentingnya bagian-bagian, dan dapat pula mempertimbangkan gestalt, atau keseluruhan. Ia juga mengetahui bahwa organisasi berinteraksi dalam sejumlah besar dimensi pada setiap tingkatan.

Seorang teoretikus modern mengetahui bahwa organisasi memiliki efek-efek sinergistik jadi, variabel bagi suatu organisasi mungkin berbeda sama sekali dibandingkan dengan variabel unit-unitnya yang merupakan komponen. Teori modern mementingkan pula masalah suboptimasi. Maksudnya adalah bahwa sebuah kekuatan yang berupaya untuk mencapai sasaran-sasarannya, mungkin sekali tidak memberikan kontribusi maksimum kepada organisasi lebih besar, sebagaimana bagian komponen. Teori modern mencari suatu keseluruhan yang terintegrasi dari organisasi setiap tingkatan.

4.      Multimotivasi

Seperti halnya teori klasik, teori modern mengakui bahwa sesuatu tindakan mungkin dimotivasi oleh aneka macam keinginan. Secara lebih lulus dapat dikatakan bahwa pada teori modern, organisasi diasumsi ada, karena para partisipan mereka mengekspektasi untuk mencapai sasaran-sasaran tertentu, dengan bantuan organisasi tersebut. Akan tetapi, teori modern tidak mengamsusi bahwa semua sasaran dapat dikembalikan kepada sebuah sasaran tunggal, misalnya laba. Disinilah terlihat perbedaan pandangan teori modern dengan teori klasik.

 

5.      Probabilistik

Teori klasik seperti ditunjukkan oleh asas-asas manajemen bersifat pasti. Maksudnya adalah bahwa dengan jalan mengikuti prinsip-prinsip manajemen, hal tersebut akan memperbaiki kinerja keorganisasian. Akan tetapi, sebaliknya teori modern bersifat probabilistik. Pernyataan-pernyataan dalam teori modern cenderung dinyatakan dengan istilah misalnya “mungkin”, “pada umumnya” dan “biasanya” karena teori modern mengetahui adanya demikian banyak variabel sehingga hanya beberapa pernyataan prediktif dapat dikemukakan dengan kepastian.

6.      Multidisipliner

Teori modern tentang organisasi dan manajemen bersifat multidisipliner. Hal itu dikarenakan teori tersebut menggunakan konsep dan teknik dari berbagai bidang studi. Sumbangan banyak diperoleh melalui:

a.       Sosiologi

b.      Teori administratif

c.       Psikologi

d.      Ilmu ekonomi

e.       Ekologi

f.       Operations research dan berbagai studi lainnya.

Teori modern berupaya untuk mencapai suatu sintesis integratif tentang bagian-bagian penting pada semua bidang dalam mengembangkan sebuah teori umum tentang organisasi dan manajemen.

7.      Deskriptif

Teori modern bersifat deskriptif, teori tersebut berupaya untuk menerangkan ciri-ciri organisasi dan manajemen. Teori-teori terdahulu sebagian bersifat normatif atau preskriptif (seperti halnya juga prinsip manajemen tertentu). Para teoretikus modern cukup puas untuk mencapai pemahaman tentan fenomena-fenomena keorganisasian dan menyerahkan pilihan sasaran-sasaran dan metode-metode kepada individu.

8.      Multivariabel

Teori modern cenderung mengansumsi bahwa suatu kejadian disebabkan oleh banyak faktor, yang interdependen dan saling berkaitan satu sama lain. Hal tersebut bertentangan dengan tendensi teori yang lebih lama, yang mengansumsi adanya kausasi faktor tunggal secara sederhana. Teori modern juga memahami adanya kemungkinan bahwa faktor-faktor kaussal, sebaliknya mungkin pula dipengaruhi oleh hal-hal yang ditimbulkan oleh nya,melalui unsur umpan balik atau feedback. Orang memanfaatkan analisis matriks guna menerangkan dan menganalisis interaksi-interaksi yang kompleks dan interdependensi-interdependensi berbagai variabel.

9.      Adaptif

Akhirnya dapat kita katakan bahwa salah satu diantara ciri terpenting teori moder adalah pandangannya tentang organisasi sebagai sebuah sistem adaptif. Maksudnya, agar organisasi dapat bertahan (tetap mempertahankan ekstensinya) didalam lingkungan yang mengelilinginya, organisasi yang bersangkutan harus terus-mnerus mengadaptasi dir dengan tuntutan lingkungan yang terus-menerus berubah.  Gambar 6.17 (hicks, gullett, 1981) memperlihatkan kepada kita betapa organisasi dan lingkungannya bersifat interdependen.

Teori modern memandang suatu organisasi dalam arti ekologikal, sebagai sebuah sistem terbuka, yang mengadaptasi diri melalui suatu proses feedback negatif. Penggunaan feedback negatif sebagai sebuah mekanisme adaptif ditunjukan pada gambar 6.18 (hicks, gullett, 1981).

 

Output sesuatu organisasi merupakan input bagi lingkungan

Outout lingkungan merupakaninput bagi sesuatu organisasi

                                                      

gambar 6.17. sebuah organisasi tergantung pada lingkungannya dalam upaya mencapai sumber daya-sumber daya yang diperlukannya. Sebaliknya, output orgaisasi tersebut sangat diperlukan oleh lingkungan

 

BAB III

PENUTUP

A.      Kesimpulan

Organisasi adalah suatu entitas yang terdiri dari sejumlah individu yang membentuk kelompok yang merupakan suatu keseluruhan yang saling mempengaruhi guna melaksanakan pencapaian sasaran pribadi mereka, sasran kelompok, dan sasaran entitas yang kita namakan organisasi. Organisasi dapat berjalan dengan baik dan dapat mencapai tujuan yang telah ditentukan mempunyai sistem.

Sistem dari suatu organisasi itu harus dilaksanakan dengan sistematis. Sehingga dapat dikatakan organisasi merupakan sistem. Dimana setiap sistem memiliki fungsi dan peran dalam menjalankan organisasi tersebut.

Dalam organsisasi terdapat tingkatan organisasi. Tingkatan ini dapat digunakan dalam penggunaan teori. Di dalam makalah ini dijelaskan mengenai berbagai tingkatan organisasi, implikasi teori sistem bagi organisasi, sebuah gambaran diagramatik tentang sebuah sistem, keterangan macam-macam isteilah sistem, sibernetika dan pemikiran sistem, serta ciri-ciri teori modern dalam bidang organisasi dan manajemen.

B.     Referensi

Winardi, J. 2005. Pemikiran Sistemik dalam Bidang Organisasi dan Manajemen. Jakarta: Raja Grafindo Persada